Pour créer ou modifier la fiche d'un collaborateur, il faut se rendre dans le menu Congés > Collaborateurs
S'il y a plusieurs entités légales, sur le compte, il faut choisir l’entité légale de rattachement du collaborateur.
Pour créer un nouvel utilisateur, utiliser le bouton 
depuis la liste des collaborateurs.
Les sections informations professionnelles, contrat de travail et paramètres SIRH sont communes à tous les modules du SIRH et ne sont pas exclusives à la gestion des congés.
Informations professionnelles
Les informations obligatoires sont signalées par un asterix *.
Chaque salarié va se connecter avec son email professionnel.
Le manager renseigné dans la fiche utilisateur sera utilisé dans le workflow par défaut.
Contrat de travail
La date d’entrée et l’ancienneté interviendront pour le calcul au prorata temporis des droits alloués dans les comptes de congés périodiques.
ATTENTION : une rectification de la date d’entrée postérieure à la création initiale du collaborateur ne générera pas un recalcul des droits à congés.
Paramètres SIRH
Si la coche « connexion » est à non, alors le collaborateur ne peut se connecter à aucun module du SIRH.
Le rôle détermine les droits d'accès du salarié dans l’application KEEPLE.
Le cycle de travail détermine les jours travaillés, chômés, ouvrables du collaborateur. Il permet de calculer le nombre de jours à décompter lors de la pose des congés.
Les cycles de travail peuvent être créés ou modifiés dans les paramètres généraux.
En cas de changement de cycle au cours de la vie du contrat de travail, les droits précédemment calculés ne sont pas supprimés automatiquement. Les anciens comptes de congé devront être clôturés manuellement.
Module de congés
Le profil d'acquisition regroupe les droits du collaborateur pour les comptes périodiques, comme les congés payés, les RTT par exemple. Ces droits sont automatiquement calculés par KEEPLE le lendemain de la création d'un nouvel utilisateur.
Si le workflow d’approbation est vide, alors le workflow par défaut s’applique.
Si un approbateur spécifique est précisé, il peut être utilisé dans un workflow spécifique (à créer dans le menu workflow si besoin)
A la validation de la fiche, il est proposé 2 choix : 
Dans le cas où l’option Plus tard est choisie, alors un bouton dans la liste des collaborateurs permettra d’envoyer le mail d’activation en différé, une fois le paramétrage finalisé par l’administrateur.
